Kontrole zewnętrzne 2015 rok
Informacji z kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu w 2015 roku.
I. Kontrola Starostwa Powiatowego w Toruniu, przeprowadzona przez Głównego Specjalistę ds. kontroli Barbarę Kornacką.
Kontrolę przeprowadzono w dniach: od 12.02.2015 r. do 03.03.2015 r.
Przedmiotowy zakres kontroli:
1. Uregulowania organizacyjne jednostki.
a. dane ogólne
b. organizacja jednostki- wewnętrzne regulacje prawne (statut, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, Biuletyn Informacji Publicznej)
c. aktualizacja dokumentacji systemu kontroli finansowej (polityka rachunkowości, mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych)
d. funkcjonowanie kontroli zarządczej zarządczej
e. ochrona danych osobowych
2. Dokonywanie wydatków
a. udzielanie zamówień publicznych o wartości szacunkowej od 5 000 € do 30 000 €
b. ewidencja księgowa umów, faktur
c. wydatki z ZFŚS
3. Inwentaryzacja
a. wewnętrzne zasady inwentaryzacji
b. inwentaryzacja metodą spisu z natury
c. inwentaryzacja środków pieniężnych
W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.
II. Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału ds. Kontroli pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu
Kontrolę przeprowadzono w dniach: 10,13 i 15.04.2015 r.
Przedmiotowy zakres kontroli:
Kontrola projektu „Moja praca – moja przyszłość” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
a. kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu- ścieżka audytu
b. kontrola rozliczeń finansowych
c. kontrola wskaźników monitoringowych – postęp rzeczowy (stopień wykonania rezultatów/produktów).
W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.
III. Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału ds. Kontroli Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 08.06.2015 r.
Przedmiotowy zakres kontroli:
Kontrola końcowa projektu „Skuteczny Urząd 2014” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z elementami kontroli na miejscu w zakresie:
a. kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu- ścieżka audytu
b. kontrola kwalifikowalności personelu projektu- zarządzanie projektem
c. kontrola kwalifikowalności uczestników projektu i rekrutacja
d. kontrola działań informacyjno- promocyjnych
e. kontrola stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych/ zasady konkurencyjności i przepisów wspólnotowych
f. kontrola rozliczeń finansowych
g. kontrola wskaźników monitoringowych- postęp rzeczowy (stopień wykonania rezultatów/ produktów).
W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono.
IV. Kontrola przeprowadzona przez pracowników Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy, Delegatura w Toruniu, Wydział Polityki Społecznej, Oddział Zamiejscowy w Toruniu
Kontrolę przeprowadzono w dniach: 5,8,11 i 12 maja 2015 r.
Przedmiotowy zakres kontroli:
1. Profilowanie pomocy udzielanej bezrobotnym na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (kontrola prawidłowości)
2. Sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych w zakresie spełniania wymogów kwalifikacyjnych określonych dla dyrektorów i pracowników urzędów pracy oraz zbadanie prawidłowości ustalania celu, wyznaczania osób i wydatkowania środków Funduszu Pracy w zakresie szkoleń pracowników urzędów pracy.
W wyniku kontroli profilowania pomocy udzielanej bezrobotnym na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wystosowano następujące zalecenia:
1. Opracowywanie indywidualnych planów działania w sposób dostosowany do konkretnego bezrobotnego, pozwalający wykorzystać jego atuty i potencjał a jednocześnie zlikwidować lub ograniczyć bariery utrudniające; pomoc powinna być celowana, usystematyzowana i możliwie intensywna; IPD powinien wyznaczać cel strategiczny (zatrudnienie) i cele bezpośrednie (etapowe), ich powiązanie, a także sposoby ich realizacji, które w efekcie pozwolą zrealizować plan powrotu osoby bezrobotne/poszukującej pracy na rynek pracy. Plan taki, powinien być przygotowywany we współpracy doradcy klienta z osobą bezrobotną lub poszukującą pracy, i wymaga nie tylko zwiększenia intensywności działania urzędu, ale także większej aktywności i rzeczywistego zaangażowania się osób objętych IPD w poszukiwanie pracy.
2. Stworzenie formuły, w której IPD będzie formą umowy wypracowanej pomiędzy bezrobotnym a urzędem pracy, przyjętej przez obie strony w dniu jej stworzenia do wiadomości i realizacji; IPD podlega modyfikacjom a każda zmiana również powinna być podana bezrobotnemu do wiadomości.
3. Wypracowanie zasad celowości i częstotliwości wizyt bezrobotnego w przypadku czasowego braku możliwości uruchomienia przewidzianych ustawą form pomocy.
4. Opracowanie szerszego wachlarza działań do samodzielnej realizacji przez bezrobotnego poza budowaniem siatki kontaktów; ustalenie zasad i częstotliwości weryfikacji tych działań przez urząd pracy.
5. Wyznaczenie i wskazanie w IPD daty zakończenia IPD wobec każdego bezrobotnego.
6. Wyznaczanie celów poszczególnych wizyt bezrobotnego zgodnie z terminologią ustawową, której kształt reguluje art. 33 ust. 3 ustawy określający iż stawiennictwo jest obowiązkowe w celu przyjęcia propozycji odpowiedniej pracy lub innej formy pomocy proponowanej przez urząd lub w innym celu wynikającym z ustawy i określonym przez urząd pracy i działania Urzędów Pracy; w konsekwencji przy ewentualnym orzekaniu o utracie statusu z tytułu niestawiennictwa należy przestrzegać zasady zawartej w przytoczonym artykule, iż stawiennictwo jest obowiązkowe wyłącznie w określonym w ustawie celu;
7. Sporządzanie skierowań na staż i prace interwencyjne dostosowanych do regulacji określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobu wprowadzenia usług rynku pracy ( Dz. U. z dnia 22 maja 2014 r.), które w § 19 wymienia jakie elementy winno zawierać skierowanie.
Zalecenia pokontrolne zrealizowano w następujący sposób:
1. Indywidualny plan działania uwzględnia zalecenia określone w pkt 1 zaleceń pokontrolnych.
2.Bezrobotny otrzymuje w formie pisemnej, ustalony z nim jeden egzemplarz IPD. Fakt otrzymania IPD bezrobotny potwierdza własnoręcznym podpisem w części E karty rejestracyjnej.
3.W trakcie IPD wizyty bezrobotnych w Urzędzie odbywają się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie profilowania pomocy dla bezrobotnych.
4.W ramach działań przewidzianych do samodzielnej realizacji w IPD przez osoby bezrobotne zastosowano m.in. następujące czynności:
- zapoznawanie się z ofertami dostępnymi na tablicach ogłoszeń Urzędu,
- zapoznawanie się z ofertami dostępnymi na portalach internetowych,
- zapoznawanie się z ofertami pracy dostępnymi w mediach lokalnych,
- nawiązywanie współpracy z agencjami zatrudnienia,
- samodzielne poszukiwanie pracy,
- udział w giełdach pracy i targach pracy.
5. W IPD wyznaczana jest data zakończenia jego realizacji.
6. Zastosowano zasadę rozdziału wyznaczania wizyt dotyczących monitoringu realizacji IPD oraz przedstawiania propozycji odpowiedniej pracy lub innej formy pomocy określonej w ustawie jak również potwierdzenia gotowości do podjęcia pracy przez osoby bezrobotne lub poszukujące pracy.
7. Sporządzono skierowanie na staż i prace interwencyjne dostosowane do regulacji określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu prowadzenia usług rynku pracy.
W zakresie sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących spełniania wymogów kwalifikacyjnych określonych dla dyrektorów i pracowników urzędów pracy oraz zbadanie prawidłowości ustalania celu, wyznaczania osób i wydatkowania środków Funduszu Pracy w zakresie szkoleń pracowników urzędów pracy stwierdzono:
1. Wykonanie zaleceń pokontrolnych w sposób prawidłowy. Wskazano zaktualizowanie Zarządzenia Dyrektora PUP dla PT Nr 5/2014 z dnia 31 marca 2014 r. w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników PUP dla PT w Toruniu o zapis dotyczący możliwości wykorzystania środków Funduszu Pracy na finansowanie kosztów studiów, w tym studiów podyplomowych, kadr publicznych służb zatrudnienia. Powyższy zapis został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora PUP dla PT Nr 11/2015 z dnia 27 lipca 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników PUP dla PT.
V. Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału ds. Kontroli Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu
Kontrolę przeprowadzono w dniu 30.10.2015 r.
Przedmiotowy zakres kontroli:
Realizacja szkoleń (dokumentacja i wizytacja) w ramach projektu Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w powiecie toruńskim (I) (Umowa nr UDA-POWR.01.01.02-04-0013/15-00) w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
W wyniku kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono
Rekomendacja dotyczyła oznakowania plakatem miejsca szkolenia.
